Przejdź do treści
Wersja archiwalna (v2) - obowiązywała 19 października 2026 Zobacz aktualną wersję →

Klauzula informacyjna dla pacjenta

Wersja z dnia 19 października 2026 v2 · archiwum

Informacja o przetwarzaniu Twoich danych osobowych w związku z usługami medycznymi Grupy TropicalMed sp. z o.o.

W skrócie
Kto przetwarza Twoje dane Grupa TropicalMed sp. z o.o., ul. Wrocławska 53D, 30-006 Kraków
Inspektor Ochrony Danych iod@tropicalmed.pl
Po co kwalifikacja i wykonanie szczepienia · prowadzenie dokumentacji medycznej · wystawienie certyfikatu WHO · faktury i rozliczenia · przypomnienia o kolejnych dawkach i końcu ochrony · ankiety satysfakcji
Jak długo przechowujemy dokumentacja medyczna - 20 lat (dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata) · faktury - 5 lat · roszczenia - 6 lat
Twoje prawa dostęp, sprostowanie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie, skarga do UODO

1. Administrator danych

Grupa TropicalMed sp. z o.o. ul. Wrocławska 53D, 30-006 Kraków KRS: 0000931492 · NIP: 6772470625

Kontakt: kontakt@tropicalmed.pl · 692 75 33 33

2. Inspektor Ochrony Danych

We wszystkich sprawach dotyczących Twoich danych osobowych:

iod@tropicalmed.pl listownie: Inspektor Ochrony Danych, ul. Wrocławska 53D, 30-006 Kraków

Uwaga: IOD odpowiada wyłącznie na pytania prawne związane z RODO i Twoimi prawami. IOD nie odpowiada na pytania medyczne - w sprawach klinicznych (szczepienia, kwalifikacja, odczyny poszczepienne) skontaktuj się z recepcją lub umów wizytę z lekarzem.

3. Po co przetwarzamy Twoje dane

a) Świadczenie usług medycznych

Aby zakwalifikować Cię do szczepienia, wykonać je bezpiecznie, wystawić zaświadczenia (w tym Międzynarodową Książeczkę Szczepień WHO) i prowadzić Twoją dokumentację medyczną.

Podstawa: opieka zdrowotna przez podmiot leczniczy (art. 9 ust. 2 lit. h RODO).

b) Obowiązki prawne

Prowadzenie dokumentacji medycznej, zgłoszenia odczynów poszczepiennych do GIS, działań niepożądanych do URPL, fakturowanie przez KSeF, rozliczenia podatkowe.

Podstawa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

c) Realizacja umowy

Przyjęcie rezerwacji, kontakt w sprawie wizyty, rozliczenia.

Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

d) Przypomnienia o kolejnych dawkach i końcu ochrony

Wiele szczepień to cykle wielodawkowe (WZW B, KZM, wścieklizna, HPV) lub takie, których ochrona z czasem wygasa (błonica/tężec co 10 lat, KZM co 3-5 lat). Pominięcie kolejnej dawki lub niedoszczepienie po wygaśnięciu ochrony oznacza brak skutecznej ochrony.

Dlatego przypominamy Ci SMS-em, e-mailem lub telefonicznie o kolejnych dawkach w rozpoczętych u nas cyklach oraz o zbliżającym się końcu ochrony.

To jest kontynuacja świadczenia zdrowotnego, nie marketing - dotyczy wyłącznie szczepień, które już u nas wykonałeś. Nie wymaga osobnej zgody, ale w każdej chwili możesz zrezygnować (prośba do recepcji lub wiadomość na iod@tropicalmed.pl). Po rezygnacji odpowiedzialność za zachowanie odpowiednich okien czasowych spoczywa na Tobie.

Podstawa: opieka zdrowotna i kontynuacja świadczenia (art. 9 ust. 2 lit. h oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

e) Prognozowanie frekwencji wizyt

Stosujemy regułowy system statystyczny, który na podstawie kilku cech rezerwacji (liczba dni między rezerwacją a wizytą, historia poprzednich nieobecności, czy jest to pierwsza wizyta, dostępność numeru telefonu) szacuje prawdopodobieństwo niezrealizowania wizyty. Pomaga nam to planować harmonogram. System nie podejmuje żadnych decyzji medycznych - wszystkie decyzje kliniczne podejmuje wyłącznie lekarz. System nie wykorzystuje Twoich danych medycznych. Wizyty z wyższym ryzykiem niezrealizowania mogą zostać oznaczone do dodatkowego potwierdzenia (np. dodatkowy kontakt telefoniczny) - to wpływ proceduralny, nie kliniczny. Masz prawo do interwencji człowieka i wyjaśnienia działania systemu.

Podstawa: prawnie uzasadniony interes - optymalizacja pracy placówek (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

f) Ankiety satysfakcji

Po wizycie możemy wysłać Ci SMS-em lub e-mailem link do krótkiej ankiety satysfakcji (NPS) z pytaniem o ocenę obsługi. Wypełnienie jest dobrowolne, brak odpowiedzi nie wpływa na dalszą obsługę. Negatywne odpowiedzi nie są publikowane bez Twojej osobnej zgody. Wysyłkę SMS realizuje SMSAPI; sam formularz, baza odpowiedzi i analiza są przetwarzane wewnętrznie na naszej infrastrukturze. Retencja: 6 miesięcy.

Podstawa: prawnie uzasadniony interes - poprawa jakości usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

g) Inne cele oparte na uzasadnionym interesie

  • bezpieczeństwo placówek (monitoring wizyjny, nagrania przechowywane 60 dni),
  • ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
  • obsługa reklamacji i opinii.

Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Skąd mamy Twoje dane

W większości przypadków bezpośrednio od Ciebie - z karty pacjenta, formularza rezerwacji online, rozmowy telefonicznej lub w trakcie wizyty.

Czasami od:

  • Twojego pracodawcy lub innego podmiotu kierującego Cię na szczepienia (np. medycyna pracy),
  • innego podmiotu leczniczego - w celu zapewnienia ciągłości leczenia, na Twoje upoważnienie,
  • osoby, którą upoważniłeś/aś do dostępu do dokumentacji.

5. Jakie dane przetwarzamy

  • Identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres, telefon, e-mail, dane do faktury.
  • Medyczne (art. 9 RODO): wywiad lekarski (przebyte choroby, alergie, ciąża, leki, immunosupresja), kierunek i typ podróży, historia szczepień, wyniki badań kwalifikacyjnych, ewentualne odczyny poszczepienne.
  • Operacyjne: terminy i historia wizyt, preferowana placówka, historia komunikacji.

6. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Kategoria Okres
Dokumentacja medyczna 20 lat od końca roku ostatniego wpisu
Dokumentacja medyczna dzieci do ukończenia 2. roku życia 22 lata
Dokumentacja medyczna w przypadku zgonu wskutek uszkodzenia ciała / zatrucia 30 lat
Faktury i dokumenty księgowe 5 lat od końca roku obrotowego
Roszczenia cywilne 6 lat
Korespondencja 3 lata
Ankiety satysfakcji 6 miesięcy
Nagrania monitoringu 60 dni

Po upływie okresu retencji dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

7. Komu udostępniamy Twoje dane

Organom uprawnionym z mocy prawa: GIS i WSSE (zgłoszenia odczynów poszczepiennych), URPL (działania niepożądane), NIZP-PZH (statystyki epidemiologiczne), Ministerstwo Finansów przez KSeF (faktury), sądy, prokuratura, policja, Rzecznik Praw Pacjenta - wyłącznie na żądanie i w zakresie wymaganym prawem.

Procesorom działającym w naszym imieniu: Google Cloud (Polska, EOG - bazy danych, dokumenty), Hetzner (Niemcy, EOG - serwery aplikacyjne Portalu i systemu obsługi pacjentów), Cloudflare (USA, DPF - ochrona Portalu), Google Workspace (Irlandia, EOG i USA, DPF - e-mail, wysyłka transakcyjna), Google Cloud - usługi AI (Polska, Holandia, EOG - podpowiedź przy dopasowaniu przelewów do wizyt: imię i nazwisko oraz dane przelewu), InsERT (Polska - fakturowanie), Posnet (Polska, on-premise - fiskalizacja), SMSAPI (Polska - SMS), operatorzy płatności, kancelarie prawne i biuro rachunkowe.

Pełną listę procesorów znajdziesz w Polityce prywatności pod adresem https://tropicalmed.pl/regulamin/polityka-prywatnosci.

Innym podmiotom medycznym: wyłącznie za Twoim wyraźnym upoważnieniem lub w celu zapewnienia ciągłości leczenia.

Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim.

8. Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane medyczne przechowujemy w państwach EOG: w Google Cloud w Polsce i w innych centrach danych Google Cloud w UE oraz na serwerach Hetzner w Niemczech.

Do USA dane mogą trafiać przez Cloudflare (cały ruch do Portalu i systemu obsługi pacjentów przechodzi przez jego sieć ochronną), Google Workspace (poczta elektroniczna, w tym potwierdzenia rezerwacji) oraz narzędzia analityczne i reklamowe na stronie. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, a gdy usługa nie jest nią objęta - standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Szczegóły w Polityce prywatności (pkt 6).

9. Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa:

  • dostęp do swoich danych i otrzymania ich kopii,
  • dostęp do dokumentacji medycznej - zgodnie z ustawą o prawach pacjenta (pierwsza kopia bezpłatnie),
  • sprostowanie nieprawidłowych danych,
  • usunięcie danych - z zastrzeżeniem, że dane w dokumentacji medycznej muszą być przechowywane przez 20 lat (dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia - 22 lata) zgodnie z prawem,
  • ograniczenie przetwarzania,
  • przenoszenie danych,
  • sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (np. prognozy frekwencji, ankiety satysfakcji),
  • wycofanie zgody w dowolnym momencie,
  • niepodleganie decyzji automatycznej - w przypadku prognoz frekwencji masz prawo do interwencji człowieka,
  • skarga do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z tych praw, napisz: iod@tropicalmed.pl. Odpowiadamy w terminie do 1 miesiąca.

10. Czy musisz podać swoje dane

  • Wymagane do skorzystania z usług medycznych - bez podstawowych danych identyfikacyjnych i medycznych nie możemy zgodnie z prawem przeprowadzić kwalifikacji ani wykonać szczepienia.
  • Dobrowolne dla cookies - odmowa nie wpływa na możliwość rezerwacji wizyty.

Wersja: 19 października 2026 r. Pełne informacje o przetwarzaniu danych w naszym Portalu znajdziesz w Polityce prywatności pod adresem https://tropicalmed.pl/regulamin/polityka-prywatnosci.

← Lista dokumentów Wszystkie wersje