Polityka prywatności

Wprowadzenie

Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób Grupa TropicalMed sp. z o.o. przetwarza Twoje dane osobowe w związku z prowadzeniem portalu tropicalmed.pl oraz świadczeniem usług medycyny podróży i szczepień.

Jesteśmy podmiotem leczniczym, dlatego ochronę danych - zwłaszcza danych zdrowotnych - traktujemy jako podstawowy obowiązek.

---

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Grupa TropicalMed sp. z o.o. ul. Wrocławska 53D, 30-006 Kraków KRS: 0000931492 · NIP: 6772470625 · REGON: 520391191 Numer księgi rejestrowej podmiotu leczniczego: 000000246506

Kontakt: e-mail: [email protected] · tel.: 692 75 33 33 formularz: https://tropicalmed.pl/kontakt

2. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:

e-mail: [email protected] listownie: Inspektor Ochrony Danych, ul. Wrocławska 53D, 30-006 Kraków

Uwaga: IOD odpowiada wyłącznie na pytania prawne związane z ochroną Twoich danych osobowych i Twoimi prawami wynikającymi z RODO. IOD nie odpowiada na pytania medyczne - w sprawach dotyczących szczepień, kwalifikacji do szczepienia, odczynów poszczepiennych lub innych kwestii klinicznych skontaktuj się z recepcją ([email protected], tel. 692 75 33 33) lub umów wizytę z lekarzem.

---

3. Jakie dane przetwarzamy i po co

3.1. Świadczenie usług medycznych

Gdy umówisz się na wizytę i przyjdziesz na szczepienie, przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, adres), kontaktowe (telefon, e-mail) oraz medyczne (wywiad lekarski, kierunek podróży, historia szczepień, ewentualne odczyny poszczepienne).

Robimy to, aby zakwalifikować Cię do szczepienia, wykonać je bezpiecznie, wystawić odpowiednie zaświadczenia (w tym Międzynarodową Książeczkę Szczepień WHO) i prowadzić Twoją dokumentację medyczną zgodnie z prawem.

Podstawa: świadczenie opieki zdrowotnej przez podmiot leczniczy (art. 9 ust. 2 lit. h RODO) oraz obowiązki prawne dotyczące dokumentacji medycznej i fakturowania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

3.2. Rezerwacja wizyty i kontakt operacyjny

Przyjmujemy rezerwacje, potwierdzamy je SMS-em lub e-mailem, przypominamy o terminie wizyty, kontaktujemy się w sprawie zmian terminu i wystawiamy faktury.

Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie usług oraz obowiązek prawny w zakresie fakturowania (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

3.3. Przypomnienia kliniczne - kolejne dawki i koniec ochrony

Wiele szczepień to cykle wielodawkowe (np. WZW B, kleszczowe zapalenie mózgu, wścieklizna, HPV) lub takie, których ochrona z czasem wygasa (np. błonica/tężec co 10 lat). Pominięcie kolejnej dawki lub niedoszczepienie po wygaśnięciu ochrony oznacza brak skutecznej ochrony.

Dlatego, jako podmiot leczniczy prowadzący Twoją dokumentację, przypominamy Ci SMS-em, e-mailem lub telefonicznie:

• o terminie kolejnej dawki w rozpoczętym u nas cyklu,
• o zbliżającym się końcu okresu ochrony i potrzebie doszczepienia.

To jest kontakt kliniczny w ramach kontynuacji świadczenia zdrowotnego, nie marketing - dotyczy wyłącznie szczepień, które już u nas wykonałeś. Nie wymaga osobnej zgody.

Możesz w każdej chwili zrezygnować z przypomnień:

• kliknij link rezygnacji w e-mailu,
• powiadom personel recepcji,
• napisz na [email protected].

Jeśli zrezygnujesz, odpowiedzialność za zachowanie odpowiednich okien czasowych będzie spoczywała na Tobie.

Podstawa: opieka zdrowotna i kontynuacja świadczenia (art. 9 ust. 2 lit. h oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.4. Marketing i komunikacja handlowa

Jeśli wyrazisz osobną zgodę, możemy wysyłać Ci newsletter, informacje o nowych usługach, sezonowych promocjach (np. szczepienia przeciw grypie) oraz reklamy dopasowane do zainteresowań na innych stronach internetowych (remarketing).

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili - link "Wypisz się" w e-mailu, ustawienia cookies w stopce Portalu, lub kontakt na [email protected].

Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).

3.5. Prognozowanie frekwencji wizyt

Stosujemy regułowy system statystyczny, który na podstawie kilku cech rezerwacji (m.in. liczba dni między rezerwacją a wizytą, historia poprzednich nieobecności, czy jest to pierwsza wizyta, dostępność numeru telefonu) szacuje prawdopodobieństwo, że wizyta nie zostanie zrealizowana. Pomaga nam to lepiej organizować harmonogram i unikać marnowania szczepionek o krótkim terminie ważności.

To, co warto wiedzieć:

• prognoza nie wpływa na decyzje medyczne ani na Twoje prawo do umówienia wizyty w wybranym terminie,
• wizyty z wyższym ryzykiem niezrealizowania mogą zostać oznaczone do dodatkowego potwierdzenia (np. dodatkowy kontakt telefoniczny przed wizytą) - to wpływ proceduralny, nie kliniczny,
• decyzje kliniczne podejmuje wyłącznie lekarz; system nie podejmuje żadnych decyzji medycznych,
• system korzysta wyłącznie z danych operacyjnych (nie wykorzystuje danych medycznych ani treści wywiadu lekarskiego),
• masz prawo do interwencji człowieka i wyjaśnienia działania systemu (kontakt z IOD).

Podstawa: prawnie uzasadniony interes - optymalizacja pracy placówek (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.6. Sztuczna inteligencja w treściach publicznych

Korzystamy z usług sztucznej inteligencji Google Cloud do tworzenia treści publicznych Portalu - artykułów, poradników o medycynie podróży i odpowiedzi na publiczne opinie. AI nie ma dostępu do danych pacjentów ani dokumentacji medycznej.

Podstawa: prawnie uzasadniony interes - tworzenie treści informacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.7. Korzystanie z Portalu i analityka

Gdy odwiedzasz tropicalmed.pl, automatycznie zbieramy dane techniczne (adres IP, kod kraju z geolokalizacji IP, typ przeglądarki, czas wizyty, odwiedzane strony, źródło ruchu) - żeby Portal działał, był bezpieczny i żebyśmy mogli go ulepszać.

Prowadzimy także własny licznik odsłon (pageview tracker), który zapisuje identyfikator sesji (UUID), odwiedzane strony i kraj wizyty. Identyfikator sesji nie jest powiązany z Twoją tożsamością i służy wyłącznie do agregowanej statystyki ruchu.

Cookies analityczne (Google Analytics) i marketingowe (Google Ads, Meta, Microsoft) ładują się tylko po wyrażeniu zgody w bannerze cookies. Szczegóły: zob. sekcję 7.

Podstawa: Twoja zgoda na cookies opcjonalne (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz prawnie uzasadniony interes w zakresie bezpieczeństwa Portalu i podstawowych statystyk ruchu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.8. Ankiety satysfakcji

Po wizycie możemy wysłać Ci SMS-em lub e-mailem link do krótkiej ankiety satysfakcji (NPS), w której zapytamy o ocenę obsługi i ewentualne uwagi. Wypełnienie ankiety jest dobrowolne - brak wypełnienia nie ma żadnego wpływu na dalszą obsługę.

Co wykorzystujemy:

• imię, numer telefonu lub adres e-mail (wysyłka),
• treść Twoich odpowiedzi (ocena, komentarze).

Po co:

• analiza jakości obsługi i identyfikacja obszarów do poprawy,
• przekazywanie wewnętrznego feedbacku do zespołów placówek.

Negatywne lub krytyczne odpowiedzi są analizowane wewnętrznie i nie są publikowane bez Twojej osobnej zgody. Jeśli wyrazisz zgodę na publikację swojej opinii (np. w Google Reviews lub Trustpilot), zrobimy to za Twoją wiedzą i akceptacją.

Procesor: SMSAPI (wysyłka SMS z linkiem do ankiety). Sam formularz ankiety, baza odpowiedzi i analiza wyników są przetwarzane wewnętrznie na naszej infrastrukturze (Google Cloud i Hetzner - opisane w sekcji 5.2).

Retencja: 6 miesięcy od zakończenia ankiety, po czym dane są anonimizowane lub usuwane.

Podstawa: prawnie uzasadniony interes - poprawa jakości usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.9. Obsługa zapytań

Gdy napiszesz do nas przez formularz kontaktowy lub e-mail, przetwarzamy Twoje dane, by udzielić odpowiedzi. Jeśli w wiadomości podasz informacje o stanie zdrowia, traktujemy je z taką samą ostrożnością jak dane medyczne z wizyty (art. 9 ust. 2 lit. h RODO). Lepiej jednak pełny wywiad medyczny przeprowadzić podczas wizyty, nie e-mailem.

3.10. Monitoring wizyjny w placówkach

W naszych placówkach prowadzimy monitoring wizyjny dla bezpieczeństwa pacjentów, personelu, mienia oraz zabezpieczenia szczepionek (łańcuch chłodniczy). Nagrania przechowujemy 60 dni, po czym są automatycznie usuwane.

3.11. Ustalenie i obrona roszczeń

W razie reklamacji lub sporu możemy przetwarzać dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przez okres wymagany przepisami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

---

4. Jak długo przechowujemy Twoje dane

Po upływie okresu retencji dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

---

5. Komu udostępniamy Twoje dane

5.1. Organom uprawnionym z mocy prawa

Główny Inspektor Sanitarny i Wojewódzkie Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne (zgłoszenia odczynów poszczepiennych), URPL (działania niepożądane produktów leczniczych), NIZP-PZH (statystyki epidemiologiczne), Ministerstwo Finansów przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), sądy, prokuratura, policja, organy administracji - wyłącznie na żądanie i w zakresie wymaganym prawem.

5.2. Procesorom działającym w naszym imieniu

Korzystamy ze sprawdzonych dostawców, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO:

Każdy procesor działa wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie i jest zobowiązany do zachowania poufności.

5.3. Innym podmiotom medycznym

Wyłącznie za Twoim wyraźnym upoważnieniem (np. w karcie pacjenta) lub w celu zapewnienia ciągłości leczenia.

Nie sprzedajemy Twoich danych podmiotom trzecim.

---

6. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane medyczne i operacyjne są przetwarzane wyłącznie w obrębie EOG (Polska, Niemcy, Irlandia, Malta).

Niektórzy dostawcy narzędzi technicznych (analityka, marketing, ochrona Portalu) mogą przetwarzać dane w USA. W takich przypadkach stosujemy zabezpieczenia wymagane przez RODO:

• EU-U.S. Data Privacy Framework - Google, Meta, Microsoft i Cloudflare są aktywnymi uczestnikami,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• ocena skutków transferu (Transfer Impact Assessment).

Kopię klauzul i informacje o zabezpieczeniach możesz uzyskać od naszego IOD.

---

7. Pliki cookies

Czym są i jak nimi zarządzasz

Cookies to małe pliki zapisywane w Twojej przeglądarce. Stosujemy 4 kategorie:

• Niezbędne - bez nich Portal nie działa (sesja, koszyk, zapamiętanie zgody). Zawsze aktywne.
• Funkcjonalne - zapamiętują preferencje (język, ścieżka), umożliwiają osadzanie map i wideo. Wymagają zgody.
• Analityczne - pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz z Portalu (Google Analytics). Wymagają zgody.
• Marketingowe - pozwalają mierzyć skuteczność reklam i pokazywać dopasowane treści (Google Ads, Meta, Bing). Wymagają zgody.

Zgodą zarządzasz przez banner cookies przy pierwszej wizycie lub klikając "Ustawienia cookies" w stopce Portalu w dowolnym momencie.

Lista plików cookies

Cookies możesz też wyłączyć w ustawieniach przeglądarki - instrukcje znajdziesz w pomocy każdej z nich (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

---

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci prawa do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") - z zastrzeżeniem, że dane w dokumentacji medycznej muszą być przechowywane przez 20 lat zgodnie z prawem,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych w ustrukturyzowanym formacie,
• sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie naszego uzasadnionego interesu (np. marketingu),
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• niepodlegania decyzji automatycznej (w przypadku prognoz frekwencji masz prawo do interwencji człowieka),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z tych praw, napisz do naszego IOD: [email protected]. Odpowiadamy w terminie do 1 miesiąca.

---

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju przetwarzanych danych:

• wszystkie połączenia z Portalem są szyfrowane (HTTPS),
• bazy danych są zaszyfrowane i przechowywane w Polsce oraz EOG,
• dostęp do dokumentacji medycznej mają wyłącznie upoważnieni pracownicy, każdy dostęp jest rejestrowany,
• personel przechodzi cykliczne szkolenia z ochrony danych i tajemnicy lekarskiej,
• mamy procedurę reagowania na incydenty (zgłoszenie do UODO w 72 godziny zgodnie z art. 33 RODO).

---

10. Dane osób niepełnoletnich

Świadczymy usługi również osobom niepełnoletnim. Zgodę na szczepienie i przetwarzanie danych dziecka wyraża rodzic lub opiekun prawny, który musi być obecny przy szczepieniu. Komunikacji marketingowej nie kierujemy do osób niepełnoletnich.

---

11. Linki do innych stron

Portal może zawierać linki do stron podmiotów trzecich (np. WHO, ECDC, partnerów). Nasza Polityka nie obejmuje przetwarzania danych przez te podmioty - w razie odwiedzin tych stron zapoznaj się z ich politykami.

---

12. Zmiany Polityki

Politykę aktualizujemy w razie zmian prawa, technologii lub zakresu usług. O istotnych zmianach poinformujemy Cię przez komunikat na stronie głównej oraz, jeśli wyraziłeś zgodę na komunikację, e-mailem.

Aktualna wersja: 2.0, 2 maja 2026 r.

---

W razie pytań - napisz do naszego IOD: [email protected] lub na [email protected].